Đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả?

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra.

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới.

- Biến tất cả các tác vụ công việc trở nên tự động hóa, các công đoạn tự chuyển bước mà không cần chỉ đạo can thiệp của người lãnh đạo cao nhất công ty
- Tiết kiệm thời gian xử lý sự vụ cuả chủ doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện, nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
- Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự

Xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng của qui trình (mỗi qui trình cho 1 quá trình công việc làm sao đơn giản, ngắn gọn, hạn chế bước, tập trung vào đầu vào và đầu ra của qui trình)

Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định mục tiêu của qui trình phục vụ cho phòng ban nào chính, sẽ có các phòng ban nào tham gia trong chuỗi công việc này.

Ví dụ: Phòng Kỹ thuật xây dựng qui trình liên quan đến sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị SX, phạm vi áp dụng: Cho thiết bị SX, không áp dụng cho thiết bị văn phòng...

Bước 1:

Các bước thực hiện chính của một dòng chảy công việc có sự tham gia của các phòng ban nào từ khi công việc bắt đầu đến khi hoàn thành.
Ví dụ: Đàm phán thương thảo kí HĐ, Check công nợ, tình trạng thanh toán làm đề nghị xuất kho, xuất kho, vận chuyển...

Những điểm cần có người có đủ trách nhiệm, thẩm quyền theo MTCV phê duyệt các yêu cầu được đưa lên: Ví dụ chốt giá bán (TPKD), Kí Hợp đồng...

Ai, làm gì, khi nào, trong bao lâu, sử dụng biểu mẫu văn bản nào, kết quả đầu ra của công việc là gì?

Xác định các tài liệu/ qui trình/ HDCV tham chiếu, tham khảo trong quá trình thực hiện tác vụ công việc