Các kỹ năng cần có để quản trị thời gian

✹ Đa nhiệm thoạt nghe thì có vẻ là tốt, nhưng chúng ta thường hay nghe những câu chuyện hoặc xem thấy những video người ta đâm vào những chiếc ô tô đang đỗ hoặc té xuống miệng cống vì họ vừa đi vừa nhắn tin hoặc tệ hơn gây tai nạn chết người khi vừa lái xe vừa nhắn tin
✹ Nghiên cứu chỉ ra rằng não bộ chỉ có thể tập trung vào một công việc trong một lúc, và nếu cố gắng làm quá nhiều thứ cùng một lúc, thực chất sẽ khiến não bộ mất đi khả năng suy nghĩ sâu.

Thay thế thói quen đa nhiệm bằng các thói quen quản lý thời gian hiệu quả và đảm bảo bạn sẽ hoàn thành được nhiều công việc hơn

Không bao giờ có đủ thời gian trong một ngày!

Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thời gian. Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng ở trong Ma Trận Eisenhower.

Phương pháp Eisenhower

Dwight D. Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.
Trước khi trở thành tổng thống, vị trí của ông trong quân đội Hoa Kỳ khiến ông phát minh ra Nguyên tắc Eisenhower.
Ngày nay, nguyên tắc này giúp chúng ta ưu tiên công việc bằng tính khẩn cấp và quan trọng (chèn hình)

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc, Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn.

Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút nhé!

Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Bí quyết của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Cụ thể:
+ Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
+ Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
+ Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.
+ Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian cá nhân cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Ngoài ra, bạn có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá chú ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnh hưởng tới mức độ tập trung của bạn đấy! Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt lung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc nhé!

Ghi chú các công việc rõ ràng

Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các công việc cần thực hiện. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễ deadline nếu như đã ghi chú đầy đủ, cụ thể.

Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh việc tận dụng tốt thời gian, bạn nên rèn luyện các kỹ năng văn phòng khác. Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suất làm việc. Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

"Nếu việc của bạn là phải nuốt một con ếch, tốt nhất bạn nên làm điều đó đầu tiên vào buổi sáng. Và nếu việc của bạn là nuốt hai con ếch, tốt nhất nên ăn con to hơn trước"

-Mark Twain-