BỘ TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC

I. Năng lực (Competency) là gì?

Từ điển năng lực là gì?

Tại sao doanh nghiệp cần từ điển năng lực?

1. Định nghĩa Năng lực 
Năng lực (Competency) được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có để đáp ứng yêu cầu công việc, và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.

Năng lực của con người được ví như như một tảng băng trôi, bao gồm 2 phần: phần nổi và phần chìm. 

Phần nổi chiếm 10% – 20%: Đây là nền tảng được giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng, cảm xúc thật,… có thể nhìn thấy được thông qua các hình thức quan sát, phỏng vấn, đánh giá và theo dõi sổ sách.

Phần chìm chiếm 80% – 90%: Là phong cách tư duy (Thinking style), đặc tính hành vi (Behavioral traits), sở thích nghề nghiệp (Occupational interests), sự phù hợp với công việc (Job fit),... còn tiềm ẩn, chỉ được phát hiện và phát huy trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp."

Bộ từ điển năng lực là gì?

Từ điển năng lực là bộ tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho tất cả chức danh tại doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc.

1. Kết cấu theo chiều ngang - mô hình ASK

- Knowledge: Thuộc về năng lực tư duy
- Skill (Kỹ năng): Kỹ năng thao tác
- Attitude (Phẩm chất / Thái độ): Thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm

Kết cấu của bộ từ điển năng lực

Knowledge (Kiến thức) 

Là sự hiểu biết thông qua giáo dục hoặc training, liên quan trực tiếp đến đọc hiểu, ứng dụng, phân tích, tổng hợp và đánh giá các dữ kiện, thông tin có sẵn. Công việc càng phức tạp thì cấp độ yêu cầu càng cao. Các năng lực này sẽ được cụ thể hóa theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Gồm 3 năng lực chủ yếu: Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và Trình độ ngoại ngữ

Skill (Kỹ năng)

Là năng lực thực hiện các công việc, biến kiến thức thành hành động trong các khía cạnh cụ thể: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, Kỹ năng tạo ảnh hưởng hay Năng lực giải trình,... Sự phân chia mức độ trong từng năng lực này không chỉ là hiểu biết mà còn gắn bó mật thiết với biểu hiện hành vi thực tế trong quá trình làm việc của cá nhân

Attitude (Phẩm chất / Thái độ)

Gồm các nhân tố thuộc về thế giới quan tiếp nhận và phản ứng lại với thực tế, cách xác định giá trị và giá trị ưu tiên, cách thể hiện thái độ và động cơ của cá nhân với công việc như Bảo mật kinh doanh và Năng lực sáng tạo và đổi mới,...
Mô hình đánh giá năng lực đầy đủ ASK

Kết cấu của bộ từ điển năng lực

2. Kết cấu theo chiều dọc - Các nhóm năng lực theo vị trí công việc

- Mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp tương ứng với các tiêu chuẩn tuyển dụng và đánh giá khác nhau. Bởi vậy, kết cấu bộ từ điển năng lực cũng bao gồm các nhóm năng lực đặc thù:
   + Nhóm năng lực chung (phi kỹ thuật): Là tư duy văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ chức mà tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc.
Nhóm năng lực chuyên môn/kỹ thuật: Là tập hợp các kiến thức, kỹ năng,… cần thiết mà một bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.
   + Nhóm năng lực quản lý: Là yêu cầu đối với các vị trí công việc có tính chất quản lý như hoạch định, tổ chức, giám sát, đánh giá, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người),… thường áp dụng với cấp bậc lãnh đạo và nhân sự cấp trung. 

Ví dụ: Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung.

Định nghĩa

01

Biểu hiện hành vi ở các mức độ

02

Thường là những câu hỏi hành vi giúp xác định ứng viên có thật sự chân thực và có những năng lực cần thiết cho công việc hay không. Các câu hỏi này cần được đưa ra khéo léo để câu trả lời của ứng viên có thể thể hiện rõ năng lực theo 1 trong 5 mức độ nêu trên.

Mức độ 5 - Mức độ xuất sắc: Ở mức độ này, cá nhân chủ động vận dụng được năng lực trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn. Cá nhân có thể tự tin truyền đạt năng lực này cho người khác.
Mức độ 4 - Mức độ tốt: Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khá khó khăn, mà hầu như không cần hướng dẫn.
Mức độ 3 - Mức độ khá: Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khó khăn, dù đôi khi vẫn cần được chỉ dẫn từ người khác.
Mức độ 2 - Mức độ cơ bản: Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống với độ khó trung bình và vẫn thường cần được hỗ trợ, hướng dẫn từ người khác.
Mức độ 1 - Mức độ kém: Ở mức độ này, cá nhân chỉ vận dụng được năng lực trong những tình huống cơ bản nhất và sẽ cần rất nhiều chỉ dẫn từ người khác.

Bộ câu hỏi phỏng vấn

03

Để có được bộ từ điển năng lực chung nhất cho doanh nghiệp, cần chọn lọc ra từ việc liệt kê các năng lực tương ứng với từng vị trí (bước phân tích công việc):

Các trách nhiệm: Công việc ấy cần thông tin từ đâu? Ai cần kết quả của công việc đó? Kết quả công việc đó phải đạt tiêu chuẩn nào? Người đảm nhiệm công việc cần báo cáo cho ai? Thời hạn thực hiện?…

Các nhiệm vụ: Công việc đó gồm những nhiệm vụ cụ thể nào? Cách thức thực hiện ra sao? Yêu cầu về khối lượng, chất lượng, tiến độ công việc thế nào?

Phạm vi ảnh hưởng: Công việc có yêu cầu gì về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ thế nào? Có phải ra quyết định hay không? Có liên quan đến tài chính, tài sản gì không? Có ảnh hưởng gì đến người khác không? Có phải thông tin nội bộ hay bên ngoài gì không?…

Tính chất công việc: Công việc đó có yêu cầu về thể lực hay trí lực thế nào? Có nguy hiểm hay không? Có thường làm đêm, làm trong môi trường độc hại, trên cạn, dưới nước hay trên không?…

Yêu cầu về năng lực: Công việc đó cần người có những kiến thức, kỹ năng, thái độ/tố chất thế nào?

Lưu ý rằng trong quá trình chọn lọc, cần tìm ra những năng lực chung nhất và riêng biệt, không bị chồng chéo với các năng lực khác.

Ví dụ về một bộ từ điển năng lực trong doanh nghiệp (được kết cấu theo mô hình ASK, trong đó các năng lực được sắp xếp theo chiều tăng dần từ năng lực chung đến năng lực quản lý):

Knowledge

Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)

Skill

Quy trình các bước xây dựng bộ từ điển năng lực

Attitude

Attitude - Trung thực
Attitude - Tỉ mỉ, cẩn thận
Attitude - Bền bỉ, kiên trì
Attitude - Tập trung vào kết quả
Attitude - Nhạy bén
Attitude - Năng lực sáng tạo và đổi mới
Attitude - Tinh thần khởi nghiệp, dấn thân

Skill - Kỹ năng giao tiếp
Skill - Kỹ năng làm việc nhóm
Skill - Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
Skill - Năng lực giải trình
Skill - Tự học, tự trau dồi
Skill - Kỹ năng phân tích tình huống, xử lí tình huống và ra quyết định
Skill - Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Skill - Kỹ năng quản trị mối quan hệ
Skill - Kỹ năng quản lý xung đột
Skill - Kỹ năng tạo ảnh hưởng
Skill - Kỹ năng quản trị rủi ro
Skill - Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
Skill - Kỹ năng tư duy chiến lược
Skill - Kỹ năng đào tạo

Qui trình xây dựng TĐNL trong doanh nghiệp

Bước 2: Định nghĩa rõ ràng cho từng năng lực, xác định 5 mức độ biểu hiện hành vi 

Bước định nghĩa cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu nhất nhằm tránh sự trùng lặp, nhầm lẫn giữa các năng lực gần giống nhau như Kỹ năng làm việc nhóm khác với Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm.
Còn ở bước phân chia các mức độ biểu hiện hành vi, tuy chỉ là lý thuyết nhưng vẫn cần mô tả cụ thể để làm cơ sở cho soi chiếu thực tế.
Ví dụ: 5 biểu hiện hành vi ở các mức độ của Kỹ năng làm việc nhóm: 

Bước 3: Lên danh sách các câu hỏi phỏng vấn tương ứng với từng năng lực 

Ví dụ: Bộ câu hỏi phỏng vấn cho Kỹ năng làm việc nhóm: Bạn cảm thấy thế nào khi phải làm việc theo nhóm? Vai trò mà bạn thường đảm nhận trong một nhóm là gì? Mô tả lại một lần team của bạn phải đứng trước một công việc rất khó khăn. Các bạn đã vượt qua khó khăn đó như thế nào? Hãy chia sẻ về một trải nghiệm không mong muốn của bạn khi làm việc nhóm. Bạn sẽ làm thế nào khi thấy trong nhóm có hai thành viên bất hòa với nhau? Bạn đã bao giờ không hoàn thành được công việc khi làm việc theo nhóm chưa? Chuyện đó xảy ra như thế nào? Hình dung của bạn về một nhóm làm việc lý tưởng. Giả sử như bạn phải chung nhóm với một người có tính khí rất khó chịu (hách dịch/quá tiêu cực/thường xuyên gây hấn…). Bạn sẽ làm như thế nào? Mô tả lại một nhóm làm việc hiệu quả nhất mà bạn thường tham gia. Bạn đã đóng góp như thế nào vào kết quả nhóm đó? 

Bước 4: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc từng vị trí Để phục vụ tốt nhất công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, bộ từ điển năng lực không đứng riêng lẻ mà được kết hợp cùng các yếu tố khác để tạo thành bản mô tả công việc. Tại từng vị trí, các nội dung được kết hợp với nhau bao gồm: Mô tả công việc tổng quan; Danh sách các nhiệm vụ chính KPI vị trí; Yêu cầu của vị trí; Các năng lực cần thiết; Bộ câu hỏi phỏng vấn.
Bước 5: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực Công tác đánh giá cần diễn ra định kỳ bởi bộ phận HR chuyên biệt hoặc ban lãnh đạo doanh nghiệp, thông qua số liệu báo cáo cụ thể của công tác tuyển dụng, đào tạo, tỷ lệ thăng cấp, hiệu suất làm việc của nhân viên,... Từ đó, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa và tối ưu thêm bộ từ điển năng lực nếu cần thiết.

Quy trình xây dựng TĐNL trong doanh nghiệp